報連相 + 確認 - AxiZ沖縄ブログ

報告・連絡・相談を略して「ホウレンソウ」。
社会人になったら仕事の基本とされていることです。
働き始めた君に伝えたい「仕事の基本」という本の中では、相談はいらなくて、確認が大事で、確認・連絡・報告を略して「カクレンボウ」が仕事の基本だとおっしゃっています。
こちらも覚えやすくて良いですね。

ここでは報告・連絡・相談・確認の4つについてお伝えします。

確認

4つの中で最も初めに実施すべきものは「確認」です。
確認で重要なポイントは2つです。

仕事の目的を確認すること
仕事の方向性を確認すること

指示されたことを何も考えずにただこなすだけではなく、
何のためにこの作業を必要とするのか、その目的を確認することが大事です。
目的を達成するために、指示されたやり方よりももっと良い方法があれば、
それを提案することができます。
目的のために必要なに作業であれば、そもそもやる意味はないかもしれません。
仕事においては、そもそもの目的が何なのかが最も重要です。
仕事を依頼されたときは目的を考えるようにしましょう。

仕事は、ある程度進めていたのに、
上司やお客さんとの認識がずれていて手戻りが発生した。。
なんてことはよくあります。
手戻りを完全になくすことは難しいかもしれませんが、
作業を開始する前に進め方や方向性を確認しておけばある程度防ぐこともできるはずです。
無駄な時間を減らすために、迷ったときは確認するようにしましょう。

報告・連絡

「報告」と「連絡」はなんとなく似ている感じがします。
違いを調べると、報告は完了形のもの。
連絡は現在進行形、または未来形のものだそうです。

報告・連絡で大事なのはタイミングです。
報告・連絡の目的は、相手に現状を正確に把握させることです。
それによって認識の差異がないか確かめることができます。

後になって手戻りが発生しないように、
適切なタイミングで報告・連絡をしましょう。
と口で言うのは簡単ですが、実際どのタイミングで行うべきかは難しいところです。
そこで、作業を開始する時点で、そのタイミングで報告・連絡を行うのか、そのタイミングを決めておくことが重要です。
これは職場の問題地図の中で「報連相を設計する」として紹介されていた内容です。
事前にタイミングを決めておくことで手戻りの発生を最小限に押さえます。

相談

相談するときに大事なことは、自分の意見を持つことです。
相手に意見を丸投げするのではなく、自分の意見を先に伝えたうえで、相手に意見を求めるのがマナーです。
状況を伝えたうえで、自分の意見を伝える。
そのあとに相手の意見を求める、という手順を踏みましょう。

分かりやすさ

報告・連絡・相談・確認、これら全てにおいて重要なのは、伝えるときの分かりやすさです。
分かりやすく伝えるコツについては別の記事で詳しく書いているので、そこをご参照ください。
直接話して伝える場合でも、メールなどの文章で伝える場合も同様です。
相手の時間を尊重して、短い時間で分かりやすく伝えられるようにしましょう。

伝え始める前に「5分お時間よろしいですか？」のように、所要時間を相手に伝えてから話すと、相手の時間を大切にしていることが伝わって、より良い印象が残ります。