分かりやすく伝えるコツ

仕事において人に何かを伝えたい時 (「報告・連絡・相談」「確認」「質問」など)は、伝えたいことを分かりやすくことが重要です。
これはメールや報告書など、文章の場合でも同じです。
ここでは分かりやすく伝えるためのコツをお伝えします。
話すときや文章を書くときの参考にしてみてください。

まずは全体像を伝える

まずは何のテーマについての話かを先に伝えておきましょう。
相手の頭の中に全体像をイメージさせてあげると、そのあとの話がスムーズに伝わります。

話がいくつあるかを先に伝える

話したいテーマが複数ある場合など、伝えたいことが複数ある場合は、 話がいくつあるのかを伝えておくようにしましょう。
先に話がいくつあるかを伝えておくと、 どのくらいの時間を要するか事前に把握できるので、相手も対応するための準備ができます。

結論から先に

なぜ結論から先に話すことが重視されるかというと、 その方が分かりやすいし、少ない時間で重要なことを伝えることができるからです。
相手の時間を尊重し、できるだけ短い時間で伝わるように結論から伝えることを意識しましょう。

結論の後に理由を説明する

結論を伝えた後は、なぜその結論になったのかという理由や根拠を伝えましょう。
この時、理由が複数ある場合には、先にその数を伝えておきましょう。
そして、一つ一つ説明しましょう。
具体的には
「（結論）です。理由は3つあります。1つ目は、...」
という感じです。

1文を短くする

話をするときに、1文を短く切って話すようにしよう。その方が分かりやすいです。
例えば、
「結論は～で、理由は3つあって、1つ目は～で、2つめは...」
という風に、1文がずっと続くよりも
「結論は～です。理由は3つあります。1つ目は～です。2つ目は..」
と、丸を多くして1文1文が短い方が話が聞きやすいし、読みやすいです。

曖昧な表現を使わない

「少し」「かなり」「まあまあ」「だいぶ」「おそらく」のような曖昧な表現は、 普段話をするときによく使いますが、ビジネスで何かを伝える時は、使わないようにしましょう。
なぜこのような表現がダメかというと、人によって解釈が異なるからです。
具体的な数字を使うなどして、誰が聞いても同じ状況をイメージできるような表現を意識しましょう。