Excelでの資料作成のポイント

Excelを用いて印刷することを前提にした資料を作成する際のポイントをお伝えします。

A1セルで保存する。

Excelで人に見てもらう資料を作成するときは、アクティブセルがA1セルになっている状態で保存しましょう。
それがExcelで資料を作るときのマナーです。
中途半端な場所で保存されていると、ファイルを開いたときの見栄えが悪いです。
フォーカスをA1セルに移動するショートカットもあるので、
有効に活用しましょう。
また、ボタン一つで全てのシートでアクティブセルをA1にするアドオンも存在するので、 気になった人は調べてみてください。
RelaxTools Addin for Excel

フォントサイズに気を付ける

資料を印刷して見てもらう場合には、フォントサイズは重要です。
フォントサイズが10以下になると、文字が小さくて見えにくくなります。
若い人は、文字の小ささはあまり気にならないかもしれないですが、
年配の方には文字の大きさに不満を言う人は意外と多いです。
資料を見る人があらかじめ決まっていて、文字の大きさを気にしない人であれば問題ないですが、 普段からフォントサイズはできるだけ10以下にしないようにした方が良いでしょう。

フォントの種類を確認する

フォントには様々な種類があります。
何でも良いわけではなく、フォントによって文章全体の印象が変わるため、
目的によって使い分けるのが良いです。
一般的によく言われているのが、
報告書や議事録などの社内向けの資料は「明朝」、
企画書や提案書などの社外向けの資料では「ゴシック」にするというものです。
メイリオも読みやすいフォントのため、
メイリオを使用するケースも多いです。
企業によっては社内でフォントのルールが決められている場合もあります。
社内でルールがあればそれに従うようにしましょう。

改ページ位置や印刷プレビューを確認する

そもそも、Excelは表計算ソフトです。
そのため、Excelでは計算処理には力を入れていますが、
印刷の処理にはあまり力を入れていません。
その影響もあり、Excelでは印刷時の見栄えが画面上の見栄えと異なる場合がある。
画面上では枠内に収まっている文字が、印刷してみたら収まっていないということがよく起こります。
Ecxelの性質上、根本的な解決策はありません。
印刷することが前提の資料の場合、必ず印刷プレビューを確認し、
「文字が収まっているかどうか」「改ページ位置がおかしくないか」
「余白の設定は適切か」を確かることを習慣にしましょう。