ビジネスメールの書き方
最近ではプライベートでのやり取りはLINE等のチャットを使用してやり取りをすることも増え、メールを使う機会が減りました。
また、社内でもLINEやSlack等、チャットでのやり取りが増えましたが、
仕事ではまだまだメールを使う機会は多いです。
ビジネスにおけるメールの書き方の基本も押さえたおきましょう。
大事なのは分かりやすさ
メールは、文章でコミュニケーションツールです。
メールを書くときのポイントは、直接話すときと同じで、
分かりやすさが重要です。
伝えたい内容が、最短の時間で伝わるように意識して書きましょう。
件名の付け方
件名は、見ただけで何の内容のメールかが分かるような件名をつけましょう。
件名で結論まで書いてしまっても構いません。
添付ファイル
添付ファイルがある場合、ファイルサイズに注意しましょう。
メールサーバーの設定によっては、サイズ次第で添付ファイルが送受信できない可能性があります。
ファイルサイズが大きい、または複数のファイルを送りたい場合は、圧縮して添付するようにしましょう。
目安として、圧縮しても5MBを超える場合、ファイルを分割するか、別の手段を検討したほうが良いでしょう。
5MB以上のファイルだと、相手側が受信できない可能性があります。
それから、ファイルを添付する場合、添付のし忘れに注意する必要があります。
内容を先に書いて、そのまま添付せずに送信してしまうというのがありがちなミスです。
メーラーによっては、本文のなかに「添付」という文字が入っているのに
ファイルを添付していない場合、送信時に警告を出す機能が付いたものもあります。
自身の使っているメーラーの機能で、添付し忘れを防ぐ機能がないかを探してみて、うまく活用しましょう。
本文の書き方
本文を書くときのポイントは読みやすさです。
読みやすくするためには、適度に改行を入れましょう。
文章が横に長くなりすぎると、どうしもて読みにくくなります。
それを防ぐために、適度に改行を入れましょう。
また、これはメールの文章に限らず、全てのビジネス文書に言えることですが、
「1文を短くする」「結論から話す」これを意識した文章構成にしましょう。
文章構成
文章の構成は、宛先が社外なのか、社内かによって変わりますが、 大抵の場合全体の構成としては以下のようになります。
- 宛先
- 挨拶
- 内容
- 締め
- 署名
以下に社外向けと社内向けのサンプルを記載するので、参考にしてみてください。
| 書き方 | 社外向け | 社内向け |
|---|---|---|
| 1. 宛先 | 株式会社○○ | ○○部 △△さん |
| △△様 | ||
| 2. 挨拶 | いつも世話になっております。 | お疲れ様です。 |
| ○○の△△です。 | ○○部の△△です。 | |
| 3. 内容 | 内容 | 内容 |
| 4. 締め | 宜しくお願い致します。 | 宜しくお願いします。 |
| 5. 署名 | 署名 | 署名 |
これらはあくまでサンプルなので、
必ずこの通りに書いた方がいいというわけではありません。
上司や先輩のメールの書き方を見て、
参考にして自分いいものを取り入れると良いでしょう。
署名については、メーラーの設定で設定して自動で記載されるようにしておきましょう。
返信
相手から来たメールに対しての返信は、とにかく早く返信しましょう。
どんなに遅くても24時間以内には返信するようにしましょう。
仮に、すぐには返答できない内容だったとしても、メールを受信したことは相手に伝えておきましょう。
そして、いつまでに返答するかをすぐに返信しよう。
また、返信するとき、件名には「RE:」をつけた形で返信してください。
そうすることで、どのメールに対する返信なのかが一目でわかるので、下手に件名を変えないようにしましょう。
