議事録作成のポイント
社会人になって若手の頃は議事録の作成を任させることが多いです。
そこで今回は議事録を書く際のポイントをお伝えします。
タイピングスキルは必須
まず、議事録の作成にあたって確実に押さえておきたいスキルはタイピングのスキルです。
議事録では、打合せで話している内容を記録していきます。
そのためには、会話の内容についていきながらメモを残していかなければいけません。
そこでタイピングのスキルがないと、メモが追い付かずに会話に置いていかれます。
リアルタイムでメモを残していくために、タイピングのスキルを磨いておきましょう。
手書きでメモを残すという手もありますが、会話から文章を作成するのであれば、
PCを使って作成するほうが圧倒的に速いです。
作成はテキストエディタがオススメ
PCで議事録を作成する場合、テキストエディタで作成するのがオススメです。
議事録を作成する際、WordやExcelに作成する場合が多いのですが、
WordやExcelはメモを取るツールとしては向いていません。
議事録を最終的に上司やお客さんに提出する場合、
WordやExcelのフォーマットで作成する必要はありますが、
打合せの段階でメモを取る場合は、テキストエディタの方が便利です。
一つ、自分が使いやすいと思うテキストエディタを使って書くようにすると良いでしょう。
マークダウン記法がオススメ
テキストエディタを使ってメモを取る場合、
マークダウン記法でメモを取ると内容をまとめるのに便利です。
マークダウン記法についての詳細はここには書きませんが、
見出しを付けたり、箇条書きが簡単にできるので、
複数のテーマについて話し合いをする場合に非常に便利です。
手書きできるものも持っておく
文章だけのメモを取る場合、
タイピングスキルを身に付けていればPCで議事録を書いた方が圧倒的に速いです。
しかし、イメージ図などがある場合は、PCよりも手帳やノートに手書きで書いた方が速いです。
なので、議事録を作成する場合、PCと手書き、両方に対応できるように用意しておきましょう。
文脈を意識する
議事録は、話した内容を全て1語1句記録を取る必要はありません。
大事なことは、
- テーマ(何についての話か)
- 結論(何が決まって何が決まらなかったか)
- 理由(結論に至った理由)
です。
会話の内容は、どういう経緯でその結論に至ったのか、
という文脈が分かるかどうかが大事です。
テーマと直接関係ない内容は議事録に記録する必要はなく、
テーマに関する話で流れとして必要な内容を記録していきます。
文章は箇条書きで
打合せは会話で行うため、
話しているときは当然話し言葉になります。
しかし、それをそのまま文章として書き起こしてしまうと、ビジネス文書としてはふさわしくない内容になることも少なくなりません。
議事録に書く際は、内容についての事実を箇条書きで簡潔に書くことが大事です。
PCスキルと要約力が大事
色々と議事録作成に関するテクニックをご紹介しましたが、
具体的な書き方は人や企業によって様々です。
結局のところ、PCのスキルと、内容を要約するスキルがあれば、
議事録の作成はできます。
日頃からPCのスキルと要約力を高める意識も持つことが、
質の良い議事録につながるでしょう。
